Elektronisches Fahrtenbuch – das sind die Vorteile
Prinzipiell dient ein Fahrtenbuch als Nachweis der gefahrenen Kilometer sowie zur Dokumentation des Anlasses der Fahrt. Im Normalfall trägt man den Namen des Fahrers bzw. der Fahrerin, Abfahrtsort, Datum sowie den Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft ein. Letzterer dient zum Monitoring der zurückgelegten Strecke.
Zusätzlich ist sinnvoll, den Zweck der Fahrt zu notieren. Die fortschreitende Digitalisierung erfasst selbstverständlich auch den Dienstwagensektor und daher setzen mehr und mehr Unternehmen auf elektronische Fahrtenbücher. Warum das so ist, wird im folgenden Beitrag erklärt.
Wozu dient ein Fahrtenbuch?
Im Zuge der Fuhrparkverwaltung hat das Fahrtenbuch den Sinn, Art und Zweck der Nutzung eines Dienstwagens zu reporten. Auf diese Weise kann der bzw. die Fuhrparkleiter*in nachvollziehen, ob die Fahrten ökonomisch und ökologisch ausgewogen sind und gegebenenfalls optimieren.
Ein weiterer wichtiger Grund besteht in der Trennung zwischen Dienstfahrten und privaten Fahrten. Ein übersichtlich und korrekt geführtes Fahrtenbuch ist für die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen essenziell.
Wichtig ist, dass die Angaben im Fahrtenbuch stets nachvollziehbar, plausibel, korrekt und vollständig sind.
Welche Vorteile hat ein elektronisches Fahrtenbuch?
Zeitersparnis
Verwendet man elektronische Fahrtenbücher mit GPS Funktion müssen Ziel und Ankunft nicht mehr händisch aufgeschrieben werden, sondern werden automatisch erfasst. Außerdem haben mehrere Stellen des Unternehmens Zugriff auf die elektronische Variante – so muss zum Beispiel die Buchhaltung nicht mehr darauf warten, das haptische Fahrtenbuch zu bekommen und auswerten zu können.
Übersichtliche Darstellung
Viele Fuhrparkleiter*innen werden Mühe haben, die Schriften so mancher Dienstwagenfahrer*innen zu entziffern. Ein elektronisches Fahrtenbuch hat den Benefit, dass der gesamte Aufbau (und auch die Schrift) standardisiert werden kann.
Einfaches Monitoring auf Knopfdruck
Digitale Daten können in Echtzeit heruntergeladen und dargestellt, beziehungsweise interpretiert werden. Viele Software-Lösungen bieten darüber hinaus automatische Grafiken an, die zum Beispiel die Nutzungsdauer in Diagrammen darstellen.
Nachhaltigere Archivierung
Je nach Fuhrparkgröße kann beim analogen Fahrtenbuch schon eine ganze Menge Papier zusammenkommen, das jahrelang archiviert werden muss. Elektronische Fahrtenbücher speichern ihre Daten digital ab und können jederzeit eingesehen werden.
Änderungen können effizienter vorgenommen werden
Jeder Mensch kennt dieses Gefühl. In Eile schreibt man etwas auf und merkt dann, dass die Notiz nicht stimmt. Beim Fahrtenbuch kann das etwa ein falscher Kilometerstand sein. Streicht man die Angabe durch und schreibt sie neu, wird der Vermerk schnell unübersichtlich. Bei der digitalen Variante hat man dieses Problem nicht, weil man die entsprechende Stelle einfach überarbeiten kann.
Die Buchhaltung wird es Ihnen danken
In einem sorgfältig geführten Unternehmen sorgt die Buchhaltung dafür, dass die Fäden zwischen Behörden, Unternehmen und Dienstwagenfahrer*innen zusammenlaufen. Damit eine korrekte steuerliche Abwicklung und optimales internes Controlling funktioniert, lohnt sich der Umstieg auf ein digitales Fahrtenbuch. Schließlich dient es auch als sicherer Nachweis bei Erklärungen gegenüber dem Finanzamt und entlastet die Mitarbeiter*innen in der Verwaltung.
