Ein Mann und eine Frau unterhalten sich an einem Tisch. Der Mann hält ein Tablet in der Hand.

Fuhrparkorganisation – Symbiose aus Mensch & Technik

Insbesondere bei größeren Fuhrparks ist die Verwaltung entscheidend. Bei ungeeigneter Software und nicht zielführenden Aufgabenteilungen kann schnell Chaos entstehen. Damit alles reibungslos läuft, braucht es eingespielte Mechanismen, die auch in ungeplanten Situationen greifen. In den meisten Fällen besteht die Erfolgsgrundlage aus einem Zusammenspiel von menschlichen und technischen Komponenten.

Weitsichtigkeit ist gefragt

Eine der zentralen Aufgaben eines Fuhrparkmanagers bzw. einer Fuhrparkmanagerin ist, die Flotte so nachhaltig wie möglich zu planen und einzusetzen. Dazu zählt nicht ausschließlich die Integration von Elektrofahrzeugen, sondern insbesondere die kosteneffiziente Nutzung des Fuhrparks. Fuhrparkorganisation endet nicht bei der bloßen Sicherstellung von Mobilität von heute, sondern inkludiert auch jene von morgen.

Eine Frau und ein Mann sitzen an einem Tisch. Vor ihnen ist ein Laptop aufgeklappt.

Schritt für Schritt zur idealen Organisation

Der Fuhrpark wird im Normalfall von geschultem Personal verwaltet, das etwa in den Bereichen Human Resources oder Mobilität beheimatet ist. Viele Unternehmen haben die Fuhrparkorganisation auch schon in der Abteilung Nachhaltigkeit angesiedelt. Damit Firmenfahrzeuge sowohl einen bestimmten Nutzen erfüllen als auch repräsentativ wirken, sollte man als Fuhrparkmanager*in Schritt für Schritt vorgehen:

Folgende Punkte müssen abgedeckt werden

Beschaffung der richtigen Fahrzeuge

Es macht einen Unterschied, ob der Geschäftsführer bzw. die Geschäftsführerin eines internationalen Unternehmens in einem gepflegten SUV oder in einem alten Kleinwagen zu Terminen erscheint. Das bedeutet natürlich nicht, dass jede*r Mitarbeiter*in den aktuellsten Sportwagen als Dienstauto fahren muss, aber das Auto sollte zur Position passen. Und zwar nicht nur optisch, sondern auch funktional. Ein Pick-up mit hohem Spritverbrauch ist für eine*n Vertreter*in möglicherweise ungeeignet, der ausschließlich in der Stadt unterwegs ist.

Außerdem bietet die Flotte eine gute Gelegenheit, um in die Welt der Elektromobilität einzutauchen. Für zahlreiche Unternehmen ist es durchaus sinnvoll, zumindest einen Teil der Flotte auf E-Modelle umzustellen. Oft dient das Dienstauto darüber hinaus als Fringe Benefit – als zusätzliche Motivation. Häufig sind die späteren Fahrer*innen also schon in den Beschaffungsprozess eingebunden und können den ein oder anderen Wunsch – zum Beispiel hinsichtlich Ausstattung – äußern.

Nutzung optimal verteilen

Um die Flotte nachhaltig zu betreiben ist es lohnenswert, die Beschaffung nicht nach “Köpfen” auszurichten, sondern nach Auslastung. Viele Fuhrparks funktionieren nach dem Prinzip “Anzahl der Mitarbeiter*innen = Anzahl der Dienstfahrzeuge” und das bedeutet lange Stehzeiten, wenn die Autos selten gefahren werden. In den meisten Fällen zahlt es sich aus, Fuhrpark-Informationssysteme (zum Beispiel FIS oder der PB Flotte App) zu verwenden, die die Nutzung bestmöglich verteilen. Auf diese Weise spart man Fahrzeuge und damit Kosten ein.

Auf die Wünsche der Mitarbeiter*innen eingehen

Eins der wichtigsten Anliegen von Geschäftsführungen ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Glückliche Angestellte bleiben eher im Unternehmen und bringen bessere Leistungen als unzufriedene Mitarbeiter*innen. Dabei spielt auch die Privatnutzung von Firmenautos eine wichtige Rolle – schließlich ist sie ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer. Damit Angestellte auch außerhalb der Dienstzeiten mit dem Firmenauto unterwegs sein dürfen, wird in der Regel ein sogenannter Dienstwagenüberlassungsvertrag geschlossen. Diese Vereinbarung kann die Lebensqualität der Arbeitnehmer*innen stark verbessern und geht oft mit einer Beförderung oder Einstellung einher.

Ausreichende Koordination wiederkehrender Aufgaben

Im Rahmen der Fuhrparkverwaltung hat die Sicherheit der Fahrer*innen höchstes Gebot. Aus diesem Grund gibt es einige regelmäßige To Do’s, die durchgeführt werden müssen. Dazu zählen beispielsweise Service & Wartung, Reifenmanagement, Tank- und Ladeabwicklung und die Reinigung der Fahrzeuge. Selbst wenn es Software gibt, die einen an regelmäßige Servicetermine erinnert, braucht es die menschliche Komponente, die die Koordination übernimmt. Idealerweise verteilt man die To Do’s je nach Fuhrparkgröße auf mehrere Mitarbeiter*innen, sodass nicht die ganze Last auf einer Person liegt. Dadurch minimiert man gleichzeitig Fehler und Druck.

Ein Mann sitzt mit einer anderen Person an einem Tisch und hat vor ihm einen Laptop aufgeklappt, worauf ein Diagramm zu sehen ist.

Nutzung ausgereifter Software

Damit der Fuhrpark für alle Stakeholder zufriedenstellend läuft, empfiehlt sich die Verwendung von Fuhrpark-Informationssystemen. Im Falle der Porsche Bank ist es FIS, das die Fuhrparkleiter*innen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Es bietet nicht nur Echtzeit-Informationen zu Daten wie Kraftstoffverbrauch, Routenplanung und mehr, sondern genauso, wenn etwa eine Erweiterung oder Reduktion der Fuhrparkgröße ansteht. Am Ende sollte ein ökonomisch und ökologisch ausgewogener Fuhrpark betrieben werden, der nachhaltige Mobilität garantiert.

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